Jak tworzyć modele procesów w firmie?

Modele procesów w firmie mogą usprawnić komunikację w firmie i pomóc w realizacji skomplikowanych procesów, ujawniają źródła problemów i pomagają w przygotowaniu restrukturyzacji. Aby jednak mogły być naprawdę przydatne, muszą być odpowiednio przygotowane.

Przygotowując model procesów, należy pamiętać o tym, że nie jest on celem samym w sobie, a przede wszystkim musi być użyteczny. Oznacza to, że musi być czytelny dla osób sprawujących funkcje decyzyjne w firmie. Model procesów przygotowany w formie bardzo szczegółowego diagramu może wręcz wprowadzać w błąd i stawać się źródłem dodatkowego chaosu. Z tego powodu należy dobrze zastanowić się, co powinien zawierać model, aby wiernie odpowiadać rzeczywistości, nie pomijać istotnych faktów i zachowywać przejrzystość.

W celu stworzenia profesjonalnego modelu procesów, warto wykorzystać jeden z funkcjonujących w biznesie "języków" (notacji) i korzystać z powszechnie stosowanych symboli. Jest to szczególnie zalecane w przypadku, gdy zamierzamy tworzyć wiele skomplikowanych modeli. Jeżeli jednak zamierzamy jedynie wykonać prosty model na użytek jednej niewielkiej firmy, poznawanie notacji może być dla nas jedynie stratą czasu. Ważne, aby model był dla nas użyteczny i czytelny.