Procesy w firmie

Modele procesów w firmie mogą usprawnić komunikację w firmie i pomóc w realizacji skomplikowanych procesów, ujawniają źródła problemów i pomagają w przygotowaniu restrukturyzacji. Aby jednak mogły być naprawdę przydatne, muszą być odpowiednio przygotowane.

Przygotowując model procesów, należy pamiętać o tym, że nie jest on celem samym w sobie, a przede wszystkim musi być użyteczny. Oznacza to, że musi być czytelny dla osób sprawujących funkcje decyzyjne w firmie. Model procesów przygotowany w formie bardzo szczegółowego diagramu może wręcz wprowadzać w błąd i stawać się źródłem dodatkowego chaosu. Z tego powodu należy dobrze zastanowić się, co powinien zawierać model, aby wiernie odpowiadać rzeczywistości, nie pomijać istotnych faktów i zachowywać przejrzystość.

W celu stworzenia profesjonalnego modelu procesów, warto wykorzystać jeden z funkcjonujących w biznesie "języków" (notacji) i korzystać z powszechnie stosowanych symboli. Jest to szczególnie zalecane w przypadku, gdy zamierzamy tworzyć wiele skomplikowanych modeli. Jeżeli jednak zamierzamy jedynie wykonać prosty model na użytek jednej niewielkiej firmy, poznawanie notacji może być dla nas jedynie stratą czasu. Ważne, aby model był dla nas użyteczny i czytelny.

Zarządzanie procesowe, wyszczególnione i opisane w normie ISO 9001:2000 to zbiór działań związanych z planowaniem i monitorowaniem realizacji i wykonania konkretnego procesu w danym przedsiębiorstwie, pozwalających zrealizować jego cele.

PDCA

W ogólnych założeniach, sprowadza się to do założeń cyklu lub koła Deminga, czyli Plan-Do-Check-Act (Zaplanuj-Wykonaj-Sprawdź-Reaguj). Definiując proces jako pewien zbiór lub ciąg czynności, powiązanych ze sobą przyczynowo i mających na celu uzyskanie określonego rezultatu, jakim jest satysfakcja Klienta. Ogólnie rzecz ujmując, podejście procesowe polega na takim zarządzaniu zasobami, w oparciu o dostępne i przeprowadzone badania i analizy, które umożliwi wyprodukowanie produktu, który spełniał będzie wymagania Klienta.

Procesy w firmie

Podstawowy podział procesów w firmie, zaproponowany przez M. Portera, sprowadza się do rozgraniczenia procesów głównych, związanych wprost z profilem działalności danej firmy i procesów pomocniczych, które umożliwiają realizację procesów głównych. Podobną klasyfikację podaje APQC (American Productivity Quality Center), dzieląc procesy na operacyjne i wspomagające, do których zaliczono m.in. zarządzanie mieniem i wiedzą.

Podejście procesowe jest bardzo popularną metodą zarządzania dzisiejszych przedsiębiorstw. Posiada ono bardzo wiele zalet.

Wyższe zyski

Przede wszystkim zarządzanie procesami w firmie jest w stanie znacznie zwiększyć zyski całego przedsiębiorstwa. Wiąże się to z faktem, że poprzez podział firmy na konkretne działy, zwiększa się efektywność ich pracy, a to z kolei przekłada się na wyższe zyski. Jeżeli chodzi o firmy produkcyjne, to odpowiednie rozplanowanie produkcji sprawia, że firma będzie w stanie w krótszym czasie wytworzyć większą ilość danego dobra. To z kolei wpływa na wyższą sprzedaż, która jest uwzględniana w zyskach.

Kontrola

Zarządzanie procesowe ułatwia kontrolę całej firmy. Firma w ten sposób funkcjonująca charakteryzuje się lepszym przepływem informacji. To z kolei wpływa na efektywniejsze wykorzystanie czynników produkcji i lepszą pracę całych działów. Dzięki takiemu podejściu jedna osoba jest w stanie kontrolować firmę, która funkcjonuje również na rynkach zagranicznych. Warto pamiętać o tym, że odpowiednie kontrolowanie firmy jest w stanie zmniejszyć straty, jakie ponosi w związku z nieprawidłowym przepływem informacji. Dzięki takiemu podejściu można uchronić firmę przed bankructwem.